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:::檢查作業
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100年度電子病歷檢查作業

     為確認已宣告實施電子病歷之醫院,確實符合「醫療機構電子病歷製作及管理辦法」規範,行政院衛生署已於98年完成「醫療機構電子病歷檢查實施計畫」研擬,並將進一步依據醫療法第26條,對已宣告實施電子病歷之醫療機構進行查核,以協助醫療機構建立實施電子病歷應有之自我管理及持續改善規範,發展合乎規定之電子病歷,並維護民眾權益。醫院電子病歷實地檢查。
 
一、 執行依據
 
依據「醫療法」第六十九條規定:「醫療機構以電子文件方式製作及貯存之病歷,得免另以書面方式製作;其資格條件與製作方式、內容及其他應遵行事項之辦法,由中央主管機關定之」。
依據「醫療法」第二十六條規定「定醫療機構應依法令規定或依主管機關之通知,提出報告,並接受主管機關對其人員配置、設備、醫療收費、醫療作業、衛生安全、診療紀錄等之檢查及資料蒐集」。
依據「醫療機構電子病歷製作及管理辦法」。
依據衛生署訂定之「醫療機構電子病歷檢查實施計畫」辦理,計畫執行期間,如「醫療機構電子病歷檢查實施計畫」進行修正,則以最新版本為準。

二、 電子病歷檢查對象
 
     檢查醫院家數至多120家,檢查醫院名單、檢查範圍及時程由行政院衛生署分批提供。 
 
三、 檢查範圍
 
  1. 依行政院衛生署指定檢查範圍辦理。
  2. 醫院向直轄市、縣(市)主管機關報請備查實施電子病歷之範圍,例如:醫學影像報告、血液檢驗報告、出院病摘、門診病歷單等之電子病歷單張,並以其所對應之電子病歷資訊系統為檢查範圍。 
  3. 前次檢查之建議改善項目。
四、電子病歷檢查申請
 
   「 醫院如有意願申請電子病歷檢查,請來函本署申請,並檢附醫院報備實施電子病歷公文影本及自評表。
    醫院須通過電子病歷檢查,方能申請「醫院實施電子病歷及互通補助計畫」之補助款,此檢查與補助計畫之實地查驗不
    同。(醫院不須負擔檢查及實地查驗之費用)本(100)年度「醫院實施電子病歷及互通補助計畫」補助款申請以1次為限,為
    配合補助計畫,本年度申請電子病歷檢查之醫院請儘可能合併多項實施類別,再申請電子病歷檢查。 」
 
  五、檢查程序
  1. 前置作業
     醫院函送行政院衛生署申請檢查,本會依行政院衛生署指定檢查醫院名單、檢查範圍及時程,進行檢查委員之邀請確
     立、行程安排,並通知受檢醫院事前準備事宜。
  • 電子病歷檢查申請
       醫院備妥醫院自評表、醫院實施電子病歷衛生局報備公文,函送行政院衛生署申請電子病歷檢查。
  • 受理申請作業 
       行政院衛生署受理醫院電子病歷檢查申請,彙整後分批提供本會檢查醫院名單、檢查範圍及時程。
  • 受檢醫院通知事項 
     A. 本會接獲資料後,進行醫院受檢日期及時段安排。
     B. 本會發函通知受檢醫院,說明檢查流程及相關配合事項,並提供實地檢查時程表以及【醫療機構電子病歷檢查受檢
        醫院作業手冊】說明檢查相關注意事項。
     C. 受檢醫院於檢查前做好必要安排,包括備妥各項電子病歷規範、檢查文件、紀錄等佐證資料、設備、審查場地規劃、
        實地觀察地點安排;近期能佐證實施範圍之電子病歷之病歷清冊,並依分組排定陪檢人員及操作示範人員。
        第1組--第3條第2款、第3條第3款、第5條、第7條
        第2組--第3條第1款、第3條第5款
        第3組--第3條第4款、第4條、第6條
     D. 受檢醫院採用「電子病歷輔助檢查軟體」,可逕至網站下載後先行進行資料轉檔及測試。電子病歷輔助檢查軟體(軟
        體、系統操作手冊、XML sample格式說明、參考範例、電子病歷文件產出「電子病歷輔助檢查機制」驗證格式之步驟
        說明)
        http://www.hatw.org./mode02.asp?m=201004291619051&t=sub 
        台灣醫院協會網站「電子病歷檢查專區」  
        http://www.hatw.org.tw/ 下載網站(行政院衛生署電子病歷專區網站)

   2.檢查當日

     (1)出席人員

        A.每家受檢醫院安排3名檢查委員,中央主管機關得視需要參與。
        B.至少1名本專案成員陪同檢查委員進行檢查作業,負責提供委員所需之協助,及與受檢醫
          療機構溝通事宜。
 
     (2)檢查方式
 
        以「醫療機構電子病歷檢查表」為基礎,採取審查文件、與有關人員面談、觀察實際作業、
        電子病歷抽查或請相關人員實地操作等方式進行。

     (3)實地檢查流程
 
        實際檢查時間得依受檢醫院實施電子病歷之範圍進行調整。時間安排如下表:
時間 活動內容 人員
30分鐘 檢查委員預備討論會議 檢查委員
5分鐘 介紹檢查委員召集人 承辦機關
檢查委員介紹 & 「醫療機構電子病歷檢查」進行方式說明 檢查委員召集人
5分鐘 受檢醫療機構致詞暨陪評人員介紹 受檢醫療機構
20分鐘 受檢醫療機構簡介、電子病歷導入規劃及現況簡報說明 受檢醫療機構
120分鐘
  • 佐證資料審查
  • 電子病歷抽查
  • 實地觀察
檢查委員
20分鐘 檢查結果討論會議 檢查委員
10分鐘 結束會議 檢查委員召集人
共計210分鐘,得視實際情況彈性調整
 

     (4)佐證資料審查
 

        檢查時間有限,故依據「醫療機構電子病歷製作及管理辦法」法源,分為三組同時進行檢查,由受檢醫院確實依分組
        排定清楚瞭解各組條文內容及相對應佐證事務之陪檢人員,協助文件指引及回答檢查委員問題。

   (5)電子病歷抽查

        A.為確認受檢醫療機構電子病歷實作是否合乎「醫療機構電子病歷製作及管理辦法」之規定,確實執行電子簽章,
          將進行電子病歷抽查。
        B.受檢醫療機構採用「電子病歷輔助檢查軟體」,應事先配合轉出能佐證實施範圍之電子病歷抽查清冊,透過輔助檢
          查軟體操作,由檢查委員隨機抽樣至少50人份資料,抽樣限一次,如驗章失敗筆數高於5%(失敗數/驗證總數),則
          列為建議改善。
 
   (6)實地觀察

        依醫院申請報備電子病歷範圍,進行實地觀察。
 

六、檢查結果

(1) 初次檢查

    A. 通過:各項檢查基準皆達「符合」者,即為通過。
    B. 限期改善:任一檢查基準為「建議改善」者,即為限期改善。『限期改善』者應於二個月內針對建議改善之條文
       檢討改善後,主動向行政院衛生署申請辦理追蹤檢查。

(2) 追蹤檢查

    A. 通過:追踨檢查以前次『限期改善』條文為主,各項檢查基準皆達「符合」者,即為通過。
    B. 不通過:追踨檢查以前次『限期改善』條文為主,任一檢查基準未達「符合」者,即為不通過。
     醫療機構向行政院衛生署提出追蹤檢查之申請以一次為限,若未在期限內提出追踨檢查之申請,該次電子病歷檢查視
       同『不通過』。
 

七、申訴作業

    A.受檢醫院對檢查結果如有異議,得於收獲行政院衛生署通知函到達日起2個月內,向行政院衛生署具函提出申訴,逾期
      不予受理。
    B.申訴時須填具「醫療機構電子病歷檢查申訴書」,並檢附相關證明。申訴書內容包括基本資料、具體申復說明。匿名或
      未附理由者,不予受理。
      申訴案經受理後,除有特殊情形者外,自申訴案截止收件日起一個月內完成調查,並將調查結果函復申訴者。